Los comprobantes que reciben tus clientes

Subí el Excel que bajás de ARCA y te lo devolvemos con la actividad de cada emisor y Gasto puesto donde tus reglas lo saben.

Para qué sirve

Cuando armás la contabilidad de un cliente, bajás de ARCA su archivo de Mis Comprobantes Recibidos y vas fila por fila decidiendo si cada comprobante es una compra o un gasto. Para eso buscás a mano a qué se dedica cada emisor.

La mitad de esas decisiones no dependen del cliente: un transportista, un banco, una empresa de telecomunicaciones o el alquiler de una oficina son gasto para cualquiera. Eso es lo que esta herramienta resuelve: le decís una vez qué actividades son gasto y cada archivo te vuelve con esa columna llena.

Tres cosas que conviene saber antes de empezar:

• El cliente del archivo no necesita usar Tributar. No hace falta que tenga cuenta, ni que te haya dado acceso a nada. La herramienta es tuya y de tus reglas.
• Marca gasto o deja en blanco, y nada más. Compra y bien de uso dependen del cliente —la misma ferretería te vende un insumo o una herramienta que se amortiza— así que ésas las terminás vos en Excel.
• El archivo que subís no lo guardamos nunca. El que te devolvemos sí, y sólo por 7 días, para que puedas bajarlo de nuevo desde Comprobantes. Podés borrarlo antes cuando quieras.

Vas a necesitar el archivo .xlsx tal como lo bajás de ARCA, sin abrirlo ni modificarlo. Sirven dos: el de Mis Comprobantes Recibidos y el de Comprobantes de Compras. Dicen lo mismo con otras columnas, y el resultado es igual con cualquiera de los dos.

Cómo se hace

Ajustar tus reglas de gasto

Arrancás con las reglas que trae Tributar: las actividades que son gasto para cualquier cliente —energía, agua, transporte, correo, alojamiento, comida, telecomunicaciones, software, bancos, seguros, alquileres, servicios profesionales, apoyo administrativo, enseñanza, salud y servicios personales—. Si te sirven así, saltá a Bajar el archivo de ARCA.

1. En el estudio, tocá Comprobantes y después la línea que dice Reglas de gasto.

2. Vas a ver el nomenclador de actividades de ARCA como una lista plegada: las 88 divisiones, cada una con lo que rige para ella. Movete con las flechas ↑ y ↓.

3. Abrí una división con la flecha → para ver sus grupos, sus clases y sus códigos. La cerrás con ←.

4. Con la fila donde querés, presioná G o B para dar vuelta su valor: si está en blanco pasa a gasto, y si está en gasto vuelve a en blanco. También podés tocar el valor de la fila —donde dice Gasto o En blanco— y hace lo mismo. Se guarda solo: no hay ningún botón de guardar.

5. Una regla vale para todo lo que cuelga de ella. Las filas de adentro dicen de dónde lo heredan —Gasto · por 49— y podés hacer una excepción: abrí hasta el código que querés y dale vuelta el valor. La división de arriba te va a mostrar cuántas excepciones tiene adentro.

   Captura pendiente

   la pantalla de reglas de gasto con la división 49 abierta hasta un código de seis dígitos, mostrando las filas que heredan con "Gasto · por 49", una fila marcada distinto como excepción y el número de excepciones al lado de la división.

6. Si querés quitar un ajuste tuyo y que esa fila vuelva a heredar lo de arriba, presioná Esc sobre ella. Es distinto de dejarla en blanco: en blanco es una decisión tuya, Esc es dejar que valga lo que dice el prefijo más corto.

7. Para buscar una actividad, presioná / o escribí en el campo de arriba. Podés buscar por palabra o por código, y se abren los caminos hasta lo que encuentre.

8. Si querés descartar todos tus ajustes de una vez, tocá Volver al punto de partida al pie de la pantalla y confirmá. Tus reglas vuelven a ser las que trae Tributar. Los archivos que ya te mandamos no cambian.

Bajar el archivo de ARCA

1. Entrá con tu clave fiscal al servicio Mis Comprobantes de ARCA y elegí el CUIT de tu cliente.

2. Elegí la solapa Recibidos, poné el período que querés y tocá el botón de exportar a Excel.

3. Guardá el archivo tal como viene. No lo abras ni le muevas columnas: lo reconocemos por su título y sus treinta encabezados, y un archivo modificado lo vamos a rechazar.

Si tu cliente es responsable inscripto, también podés bajarlo del Libro IVA compras. Sirve igual y no hace falta que bajes el de Mis Comprobantes:

1. Entrá con tu clave fiscal al Portal IVA de ARCA y elegí el CUIT de tu cliente.

2. Abrí el Libro IVA Digital del período que querés y entrá a Compras.

3. Exportá los comprobantes a Excel. El archivo que baja dice Comprobantes de Compras - CUIT y el número en la primera fila: así lo reconocemos.

4. Igual que el otro, guardalo tal como viene, sin abrirlo ni moverle columnas.

Un monotributista no tiene Libro IVA: para esos clientes, el de Mis Comprobantes.

Subir el archivo

1. En el estudio, tocá Comprobantes.

2. Arrastrá el archivo al recuadro o tocá Elegir archivo y buscalo. Un .xlsx por vez.

   Captura pendiente

   la pantalla de Comprobantes en una computadora, con el área para arrastrar el archivo arriba, el botón "Elegir archivo", la línea de las reglas de gasto debajo y la lista de Últimas subidas.

3. Listo. Podés cerrar la pestaña: lo procesamos en segundo plano y te lo mandamos por correo electrónico cuando esté.

4. En Últimas subidas vas a ver cada archivo con su estado: Procesando mientras trabajamos, Enviado cuando el correo salió, y el motivo cuando algo no salió bien.

5. Para volver a bajar un archivo, tocá su nombre o el ícono de descarga de la fila. Está disponible 7 días; después la fila se queda con sus números y sin el archivo.

6. Si no querés que una subida siga en el historial, tocá el ícono del tacho y confirmá. Se borra la fila y el archivo que te devolvimos.

   Captura pendiente

   la lista de Últimas subidas con una fila en "Enviado" mostrando sus números —comprobantes, emisores, marcados como gasto y en blanco— y otra en "No se pudo leer" con su motivo al lado.

Qué te llega por correo

El correo trae el archivo adjunto, con el mismo nombre más ** - clasificado**, y un resumen de cuántos comprobantes y emisores tenía, cuántos salieron marcados como gasto y cuántos quedaron en blanco.

El archivo es el mismo que subiste con dos columnas nuevas, insertadas justo después de Denominación Emisor —o de Denominación Vendedor, si subiste el de Comprobantes de Compras—:

• Actividades: todas las actividades que ese emisor tiene declaradas en el padrón, con su código y su descripción, la principal primero y separadas por |.
• Clasificación: dice Gasto cuando la actividad principal del emisor cae en tus reglas, y queda vacía cuando no.

Lo demás no se toca: ni una columna, ni un importe, ni un formato. Las notas de crédito llevan lo mismo que las facturas de su emisor, porque la actividad es del emisor y no del comprobante.

Qué se guarda y qué no

• El archivo que subís no se guarda nunca. Se lee, se procesa y se descarta.
• El que te devolvemos se guarda 7 días, para que puedas bajarlo desde Comprobantes sin subir todo de nuevo. Después lo borramos solos, y vos podés borrarlo antes cuando quieras.
• No guardamos ningún importe en nuestros registros, ninguna fila del archivo ni qué emisor le facturó a qué CUIT. Eso está adentro del .xlsx que guardamos esos días, y no en ningún otro lado.
• De cada subida quedan el CUIT del título, el nombre del archivo, la fecha, el estado y los números del resumen. Es lo que ves en Últimas subidas.
• Guardamos la actividad de cada emisor que consultamos, que es un dato público del padrón de ARCA, para no volver a consultarla. No dice a quién le facturó.
• Tus reglas de gasto quedan guardadas y son tuyas: no las ve ningún otro contador.

El correo no se reenvía. Si no llegó pero la subida dice Enviado, bajá el archivo desde la lista. Si la subida falló, subilo de nuevo: la segunda vez es más rápida, porque los emisores ya los conocemos.

Si algo sale mal

Es el archivo de comprobantes emitidos Bajaste el de Emitidos en vez del de Recibidos. Son parecidos y tienen las mismas columnas, pero con el emisor y el receptor cambiados de lugar. Volvé a ARCA, elegí la solapa Recibidos y subilo de nuevo.

Es el archivo de comprobantes de ventas Bajaste el de ventas de tu cliente en vez del de compras: tiene al cliente como emisor, y no a quienes le facturaron. Bajá el de compras y subilo de nuevo.

Le falta el título con el CUIT en la primera fila El archivo no es el export de ARCA, o lo abriste y guardaste con otro programa que le borró la primera fila. Bajalo de nuevo y subilo sin abrirlo.

La columna N no es «...» Alguien le movió, borró o agregó una columna al archivo. Bajalo de nuevo de ARCA y subilo tal como viene.

El archivo pesa más de 5 MB / tiene más de 20.000 comprobantes Es más grande de lo que procesamos de una vez. Bajalo por año o por semestre y subí un archivo por vez.

Quedaron emisores sin actividad No pudimos consultar el padrón por algunos emisores: puede que hayas subido muchos archivos con emisores nuevos el mismo día, o que ARCA no haya contestado. Sus filas quedan con las dos columnas vacías. Volvé a subir el archivo mañana y los completamos: el resto ya lo tenemos.

No llegó el correo · subilo de nuevo El archivo se procesó bien y el correo no salió. Revisá tu carpeta de correo no deseado, y si no está, bajá el archivo desde la lista: está guardado 7 días. Si tampoco está ahí, subilo de nuevo.

No se pudo procesar · subilo de nuevo Algo se cortó a mitad de camino. Subilo de nuevo; si vuelve a pasar, escribinos desde Ayuda → Contacto y decinos el nombre del archivo.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente tiene que usar Tributar? No. No hace falta que tenga cuenta ni que te dé acceso a nada. Esta herramienta es tuya.

¿Mis reglas las ven otros contadores? No. Son tuyas y sólo se aplican a los archivos que subís vos. Lo que sí es común a todos es el punto de partida, que son las reglas que trae Tributar.

¿Por qué no marca compra o bien de uso? Porque eso depende del cliente y no del emisor: la misma ferretería te vende un insumo del período o una herramienta que se amortiza. Una regla por actividad nunca puede decidirlo. Lo que queda en blanco lo terminás en Excel, que es donde sigue tu trabajo.

¿Por qué algunos emisores quedan en blanco aunque tengan actividad? Porque su actividad no cae en ninguna de tus reglas. Si querés que sí, abrí las reglas, buscá esa actividad y dale vuelta el valor con G o tocándolo: desde el próximo archivo va a salir como gasto.

¿Y los emisores que no tienen CUIT? Un comprobante emitido por alguien con DNI en vez de CUIT queda con las dos columnas vacías: el padrón se consulta por CUIT y no hay a quién preguntarle.

¿Puedo subir varios archivos juntos? Uno por vez. Subís el primero, y mientras lo procesamos podés subir el siguiente.

¿Por qué el archivo se guarda sólo 7 días? Porque es la contabilidad de un cliente tuyo, y cuanto menos tiempo esté guardada, mejor. Una semana alcanza para bajarlo; si lo necesitás después, se sube de nuevo. Y si lo querés fuera antes, lo borrás vos desde la lista.

¿Cambia algo de lo que ya facturé o de lo que ven mis clientes? No. Esta herramienta no toca ninguna cuenta ni emite nada: sólo lee un archivo y te devuelve otro.